Ada 4 alasan yang membuat kita bingung dengan banyaknya hal yang terjadi pada kehidupan bisnis kita. Pertama, banyaknya informasi yang meluncur kearah kita, seperti mau minum dari saluran air pemadam kebakaran. Kedua ADD (Attention Defisit Disorder), kita menjadi manusia yang tidak bisa fokus pada sesuatu hal dalam waktu yang lama, karena pemusatan perhatian kita lemah. Ketiga, interupsi, seperti email, bbm, sms, telpon, semuanya meluncur mengganggu pekerjaan kita. Dan keempat, ketidak sabaran kita sendiri dalam hidup didunia yang serba tergesa gesa ini.
Kita berkomunikasi setiap saat, baik dalam meeting, menjual, negosiasi, memberi perintah, memberi laporan, mengirim email, BBM, sms, dan seterusnya. Dan informasi itu akan berterbangan dalam bisnis kita. Kemampuan kita untuk mampu memberikan informasi yang jelas, ringkas, dan tepat, menjadi sangat penting, supaya apa yang ingin kita sampaikan tidak tertelan kekacauan itu.
Data di Amerikan menunjukkan setiap eksekutip secara rata2 menerima 304 emails seminggu, 150 kali mengecek smartphonenya sehari, dan menghabiskan 28 jam email seminggu. Setiap eksekutip menghabiskan 85 persen waktu kerjanya dalam meeting atau menghadiri pertemuan. Kalau saja kita mampu memperbaiki sedikit saja dari kemampuan kita berkomunikasi, jasa buku ini akan sangat besar dalam bisnis anda.
Berkomunikasi dengan tegas, lugas, tepat, dan ringkas, adalah sebuah keharusan di jaman ini. Ringkas jadi penting dan kritis. Bagaimana kita membuat komunikasi menjadi ringkas?
Kita tidak terbiasa dengan berkomunikasi ringkas, karena banyak hal. Pengetahuan kita membuat kita mau menceritakan sebanyak mungkin kepada lawan bicara kita. Keingingan terlihat hebat membuat kita memasukkan jargon2 aneh keren dan tidak dimengerti orang lain, kedalam diskusi kita. Kenyamanan kita bercerita membuat kita lupa memangkas hal2 yang tidak relevan dan tidak penting. Ketidak pedulian kita akan waktu lawan bicara kita membuat kita terlalu memboroskan waktu mereka.
Bila kita mampu berbicara dalam 10 menit, mengapa harus berbicara satu jam? Bila sebuah meeting dapat selesai dengan 20 menit, mengapa harus menghamburkan waktu semua orang yang hadir selama 2 jam? Pangkas meeting anda, persingkat bicara anda, rapikan komunikasi anda.
McCormack memberikan formula sederhana: Map it, buatkan outline dari apa yang akan anda diskusikan; Tell it, Gunakan story atau diskusi narative untuk menjelaskan dengan jelas, menarik, dan tepat; Talk it, diskusikan dua arah yang enak dan memikat orang lain; Show it, gunakan visual yang pas untuk membantu komunikasi anda. 4 hal kunci dalam buku ini untuk membuat komunikasi sukses yang ringkas.
Dalam berjualan, memakai sebuah story akan jauh lebih efektip daripada melakukan persuasi. Cobalah membuat cerita pendek untuk produk dan bisnis anda, gunakan maksimal tiga menit untuk menceritakan mengapa produk atau bisnis anda akan bermanfaat bagi pelanggan anda. Cerita yang melekat dan memikat akan bertahan lama di benak pelanggan kita. Lalu coba ringkas lagi menjadi satu menit saja, satu menit yang hebat.
Kemampuan kita mendengarkan orang lain juga perlu dilatih dan dipertajam. Eksekutip terlalu malas mendengarkan, terlalu tidak peduli akan orang lain. Tapi setiap komunikator yang baik paham, mampu mendengarkan dengan aktip adalah sebuah kapabilitas yang kritikal dalam komunikasi.
Ada singkatan menarik TL-DR: - too long, didn’t read -, terlalu panjang, tidak saya baca, yang mulai digunakan oleh atasan2 penerima email yang panjang dari anak buahnya. Sering kita juga mengabaikan banyak email karena hal ini. Padahal mungkin saja isinya penting buat bisnis kita. Lalu bagaimana kalau email itu adalah tulisan kita, betapa sayangnya energi kita dihabiskan untuk sesuatu yang tidak dibaca orang lain.
Dalam komunikasi tertulis, McCormack menyarankan: Buatlah judul yang menarik menggigit; Batasi email sependek mungkin; Gunakan ruang putih supaya mudah dibaca; Gunakan huruf tebal untuk hal2 yang penting; Pakai nomor dan point2 dalam menjelaskan sesuatu; dan yang terpenting, buang semua hal yang tidak penting.
Pebisnis dapat belajar dari para jurnalis dalam menulis. Hal2 penting ini umum dalam jurnalisme modern: Judul yang kuat, paragraph awal yang memikat, adanya konflik dalam cerita, adanya karakter yang pas, dengan suara pribadi yang authentic, konsistensi kalimat dan cerita, cerita yang runut, dan penutup yang menggelegar.
Meeting, adalah acara rutin pebisnis setiap hari. Bagaimana membuatnya ringkas dan tepat guna? Awasi waktu yang dipakai, apakah bisa lebih pendek? Format meeting: duduk, berdiri, meja bundar, ataukah santai saja? Dan awasi orang2 yang memonopoli meeting dengan percakapan yang melebar dan tidak perlu. Selalu pertanyakan pada diri anda sendiri: “Mengapa saya harus hadir pada meeting ini?” Kalau tidak ada sebuah alasan kuat, mintalah ijin untuk tidak ikut dalam meeting tersebut.
“Mental bandwith” atau kemampuan mental kita memproses informasi adalah 750 kata permenit, sedangan orang berbicara dengan 150 kata permenit. Sehinga ada 600 kata permenit yang menganggur di otak kita saat kita mendengarkan orang berbicara. Apapun yang tidak memikat, akan membuat kita tidak perhatian lagi pada sang pembicara. Komunikasi harus memikat, kuat, dan disampaikan dengn ringkas.
Dalam sebuah komunikasi yang baik, betatapun pendeknya, optimisme, passion dan energy, selalu membawa kekuatan dalam penyampaian yang efektip. Kalau pembicara tidak sepenuhnya yakin dan bersemangat dan penuh percaya diri, penerima komunikasi tersebut akan tertular dan akan ikut menjadi ragu2.
Waktu adalah sebuah konstan yang adil pada semua orang, bagaimana kita mampu membuat waktu kita menjadi efektip dan efisien adalah tugas setiap eksekutip. Melakukan komunikasi dengan ringkas akan memperkaya kerja kita. Berlatih terus menerus, memperhatikan sekeliling kita, memangkas komunikasi menjadi efektip, akan membuat kita semua menjadi lebih sukses dalam bisnis kita.
Brief, adalah buku komunikasi bisnis, yang mudah dibaca dalam perjalanan 5 jam, enak dengan banyaknya cerita yang dipakai, dan perlu untuk setiap pebisnis mempertajam kemampuan komunikasinya. Joseph McCormack menulis dengan ringan dan jelas. Buku ini sangat berguna untuk setiap pebisnis dan eksekutip.
http://www.tanadisantoso.com/v6/book-reviews-detail/62/brief/
